IMPLEMENTERE
I denne fasen er det viktig å sikre implementering og en god overgang til linjen. Prosjektet bør evalueres før det skrives en sluttrapport som arkiveres i 360.
1. Aktiviteter, leveranser og roller i denne fasen
​
2. Evaluering av prosjektet
​
Før prosjektet avsluttes skal prosjektgruppen evaluere prosjektet. En evaluering er en analyse og vurdering av hele prosessen. Målet for evaluering er lærling og forbedring.
Følgende deler av prosjektet bør bli evaluert:
-
Leveransen
-
Prosessen
-
Prosjektgruppen
-
Styringsgruppen
-
Referansegruppe (eventuelt)
-
Gevinster og kostnader
Relevante evalueringsspørsmål:
-
Hva er dere mest fornøyde med, og hvorfor?
-
Hva er dere minst fornøyde med, og hvorfor?
-
Hvordan kan dere forbedre det dere er mindre fornøyd med?
-
Hva har vært de største utfordringene, og hvorfor?
-
Hva har vært de største suksessene, og hvorfor?
-
Har dere nådd målene? Hvorfor/hvorfor ikke?
-
Hvis dere skulle gjennomført prosjektet på nytt, hva ville dere gjort annerledes?
-
Hva er det viktigste dere har lært?
​
3. Sluttrapport
​
I avslutningsfasen skal det lages en sluttrapport.
Sluttrapporten skal dokumentere prosessen, leveranser, gevinster og erfaringer av prosjektet.
En sluttrapport bør inneholde:
-
Bakgrunn
-
Mål
-
Generelle fakta om prosjektet
-
Prosjektnummer
-
Prosjektnavn
-
Prosjektkategori
-
Prosjekttype
-
Nivå
-
Dato for oppstart og avslutning
-
Kommuneområde/virksomhet som mottar leveransen
-
Link til mål i kommunes handlingsplan
-
-
Organisering
-
Prosjekteier
-
Prosjektleder
-
Prosjektgruppe
-
Styringsgruppe
-
Referansegruppe (eventuelt)
-
Interessentoversikt
-
Risikovurdering
-
-
Leveranser – hva er gjort og hva er levert
-
Oversikt over gevinster, kostnader og tilskudd.
-
Gevinster, kostnader og tilskudd
-
Plan for gevinstrealisering i linja
-
-
Evaluering av prosessen. Se punkt "2. Evaluering" over
-
Eventuelle vedlegg
4. Gevinstrealisering
​
I denne fasen er fokuset å sikre en god overlevering av arbeidet med gevinstrealisering fra prosjektet til linjen. Prosjektgruppen må jobbe tett sammen med linjen for å definere hva som skal til for at gevinster realiseres og hvordan gevinster kan følges opp.
Gevinster som er avklart med linjen må legges inn i kommunens handlingsplan. Ta kontakt med område porteføljestyring for bistand til dette.
​
En viktig forutsetning for at overleveringen fra prosjekt til linjen blir vellykket, er at prosjektgruppen engasjerer linjen tidlig i prosjektet og holder sterkt fokus på endringsledelse gjennom hele prosjektet. Et prosjekt er bare forberedende aktiviteter til selve gevinstrealiseringen. Nå overleveres ansvaret for fremdriften av gevinstrealiseringen helt og fullt i linjen. Den endelig gevinstrealiseringsplan må godkjennes av linjen og ansvaret for videre rapportering må aksepteres.
​
Interessentanalysen bør oppdateres og dagens status per nøkkelinteressent bør kommenteres. Det gir linjen en pekepinn på hvordan de må jobbe videre med endringsledelse.
​
Sjekkliste og gode råd for fasen:
5. Overlevering til linja (handover)
Når prosjektet er fullført gjennomføres et møte der prosjektleder, prosjekteier og linjeleder/e deltar. Møtet skal sikre felles forståelse og aksept av forventningene som nå er til linjeorganisasjonen når det gjelder å implementere resultatene av prosjektet. Dette kalles "handover" på engelsk.
​
Det utarbeides et overleveringsnotat/referat fra møtet. Overleveringsnotatet/referatet lagres sammen med sluttrapporten i 360. Dette kan også kalles "handover-notat"
Det bør være enighet om at:
-
Prosjektresultatet er ferdig utviklet og skal implementeres i linjen.
-
Linjeorganisasjonen overtar ansvaret for gevinstrealisering, måling og rapportering for videre oppfølging av prosjektresultatet.
-
Linjeorganisasjonen overtar ansvaret for eventuelle økonomiske forpliktelser (investering eller drift) fra prosjektet.
​
6. Arkivering av prosjektdokumentasjon i 360
​
I løpet av et prosjekt utarbeides det store menger dokumentasjon.
Prosjektleder må sikre god versjonshåndtering av prosjektdokumentasjon underveis i prosjektet.
Når prosjektet skal avsluttes, må dokumentasjonen arkiveres på en hensiktsmessig måte.
Dette er svært viktig med tanke på sporbarhet og erfaringsoverføring. I Sarpsborg kommune brukes Public 360 som er et dokumenthåndteringssystem.
Følgende bør arkiveres i 360:
-
Sluttrapporten (minimum)
-
Gevinstverktøyet
-
Overleveringsnotat
-
Eventuelle kontrakter
-
Utgående og inngående korrespondanse av betydning
-
Referater
-
Vedtak
-
Intervjuer
-
Presentasjoner
​
Prosjektleder må vurdere om noe av dokumentasjonen skal unntas offentligheten.
​
Klikk på linken for å få tips til hvordan du lagrer dokumentasjon i 360