PROSJEKTPORTAL

Det er viktig å ha et tydelig skille mellom prosjekt og linje, men det er også viktig at de to 
dimensjonene kjenner til hverandre. Dette sikres gjennom at kommuneledelsen har det øverste 
ansvaret i begge dimensjonene.

Kommuneledelsen

• Har det overordnede ansvaret for porteføljestyringen

• Sørger for at kommunen gjennomfører de riktige prosjektene

• Vedtar kriterier for prioritering av porteføljen

 

Område porteføljestyring
Området har ansvar for det operative arbeidet med porteføljestyring og skal bidra til å sikre maksimal effekt 
fra kommunens prosjekter på tre måter:

• Ved å kvalitetssikre og prioritere prosjektene

• Ved å støtte prosjektgjennomføringen og gevinstrealiseringsarbeidet – også etter implementering i linjen

• Ved å kontrollere og, om nødvendig, foreslå endringer i prosjektgjennomføringen i samarbeid med prosjekteier

 

Området skal hente inn informasjon om prosjekter fra prosjekteier og informasjon om program fra programleder og oppdatere porteføljeoversikten. Sørge for rapportering av porteføljen til KL.

​

Prosjekteier

• Prosjektets øverste leder og leder av styringsgruppen

• Ansvar for at det er et godkjent prosjektmandat

• Ansvar for at det er godkjente prosjektplaner

• Etterspørre framdrift og status fra prosjektleder

• Ansvarlig for ressursallokering
   

Styringsgruppe

• For nivå 1 prosjekter er KL styringsgruppe

• For nivå 2 prosjekter er styringsgruppen definert av vedkommende direktør

• Godkjenne prosjektmandatet

• Godkjenne prosjektplanene

• Godkjenne de enkelte milepæler/faseoverganger

• Har det overordnede ansvaret for prosjektets endelige sluttleveranse til linjen

• Sikre involvering av tillitsvalgte der det er naturlig

• Godkjenne sluttrapport

 

I de prosjektene der det ikke er styringsgruppe tilfaller oppgavene prosjekteier.

​

Prosjektleder

• Ansvarlig for å utarbeide forslag til prosjektmandat

• Ansvarlig for å utarbeide prosjektplaner (som tidsplan, interessentanalyse, gevinstberegning, 
  kommunikasjonsplan med mer)

• Leder prosjektet og prosjektgruppen

• Leverer resultatene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier

• Rapportere framdrift og status til prosjekteier

• Rapportere framdrift og status til område porteføljestyring på nivå 1 og 2

• Sørge for god kommunikasjon internt i prosjektet og eksternt

• Utarbeide sluttrapport når prosjektet er ferdigstilt og overleverer denne til prosjekteier

​

Referansegruppe

En referansegruppe kan gi verdifull støtte og veiledning i prosjektet. Gruppen har ikke noe ansvar for prosjektets suksess eller måloppnåelse. Medlemmene i en referansegruppe har verdifull ekspertise for prosjektet og gruppen kan ha jevnlige møter eller komme sammen ved behov. En referansegruppe er rådgivende, og har ingen direkte makt i prosjektet. Opprettelse av referansegruppe avhenger av størrelsen og kompleksiteten i prosjektet. 

​

Prosjektgruppe

• Sørger for at prosjektet leverer som avtalt iht. prosjektmandatet når det gjelder tid, 
  kostnader, kvalitet og gevinster 

• Det er et mål å ha små og effektive prosjektgrupper. Ved behov for å involvere flere 
  ressurser, organiseres disse som referansepersoner/referansegruppe framfor å øke 
  størrelsen på prosjektgruppen.

• Prosjektmedarbeiderne må ha avsatt dedikert tid til prosjektarbeid