PLANLEGGE
Ved oppstart av denne fasen skal mandatet være godkjent. Nå skal prosjektgruppen starte arbeidet med å bli kjent med, kvalitetssikre og videreutvikle prosjektmandatet og planen for gevinstrealisering.
1. Aktiviteter, leveranser og roller i denne fasen
​
​
2. Prosjektgruppe
​
Ett av de karakteristiske trekkene til et prosjekt er at det kreves ulike typer av ressurser for å løse oppgaven. I kommunen er det vanlig at prosjekteier eller prosjektstyringsgruppen utnevner prosjektdeltakere. Dette gjøres i dialog med prosjektleder og de enkelte deltakere.
Følgende momenter bør vurderes når en gruppe settes sammen:
-
Kompetanse: Kompetanse innebærer kunnskap og ferdigheter, men også egenskaper, evner og holdninger.
-
Representasjon og forankring: I noen prosjekter er det nødvendig med deltakere fra hvert kommuneområde, men det skal ikke være noe automatikk i dette.
-
Bakgrunn: For å sikre ulike perspektiver kan det være lurt å ha en variert gruppesammensetning basert på alder, kjønn, etnisitet med mer.
-
Kognitivt mangfold: Dette innebærer å sette sammen grupper som tenker ulikt. Her kan man også bruke noen som ikke har kjennskap til prosjektet, et såkalt "wild card".
Hvor stor bør en prosjektgruppe være?
Det bør være et mål å ha små og effektive prosjektgrupper på mellom tre og seks deltakere. Unntak kan gjøres hvis prosjektets størrelse og form krever det. Ved behov for å involvere flere, kan det være en idé å organisere en referansegruppe framfor å øke størrelsen på prosjektgruppen.
Det er viktig å avklare:
-
Hvilke rammer gruppen har behov for
-
Hva slags forventinger man har til hverandre
-
Hva hver enkelt må gjøre for å yte sitt beste
-
Hva som skal til for å gjøre hverandre gode
I linken under finner du tips til hvordan prosjektgruppen kan gjennomføre en forventningsavklaring
​
3. Videreutvikle mandatet
​
Når den formelle prosjektgruppen er på plass, er det viktig at gruppen samlet videreutvikler mandatet.
Dette innebærer at gruppen blir kjent med, kvalitetssikrer og forbedrer mandatet som ble laget i fasen "Definere".
Slik lagrer man endringer i mandatet i prosjektdatabasen:
-
Trykk på knappen «Kontroller skjema» nederst på siden
-
Trykk deretter på knappen «Send inn mandat» for å lagre
NB: Merk det ikke er versjonshistorikk i prosjektdatabasen. Ønsker man tilgang til tidligere mandatversjoner må man selv lagre dem et annet sted.
4. Gevinstrealisering
Andre fase i gevinstrealisering handler om å lage en gevinstrealiseringsplan. Formålet med denne fasen er å knytte gevinster til måleindikatorer og tiltak, samt tildele ansvar for å realisere gevinstene i linjen. Planleggingsfasen starter etter at prosjektet er blitt godkjent på bakgrunn av gevinstanalysen.
Hovedaktiviteten i denne fasen er å planlegge hvordan gevinstene skal realiseres. Hvilke tiltak kreves for å få endringen til skje? Hvordan skal kommunen følge opp gevinster? Hvem skal ha ansvar for at gevinstene realiseres?
​
Steg 1
Definer konkrete tiltak som kreves for å realisere hver gevinst i malen «Planlegge-Gevinstrealiseringsplan» i Excel-verktøyet. Husk å inkludere tiltak knyttet til endringsledelse – for eksempel informasjonsmøter, kurs og utarbeidelse av brukerveiledning. Ta gjerne utgangspunkt i interessentanalysen og hold fokus på endring i linjen. For hvert tiltak, oppgi frist for iverksettelse. Listen over gevinster kopieres automatisk fra gevinstanalysen.
Steg 2
Velg en konkret måleindikator for hver gevinst. Hvordan kan kommunen vite at gevinsten er realisert? For eksempel for gevinsten «Bedre omdømme og likebehandling av søkere», kan måleindikatoren være brukertilfredshetsgrad fra en brukerundersøkelse. Det er viktig at du gjør en innsats for å identifisere en måleindikator, fordi dette er en viktig forutsetning for at gevinsten følges opp effektivt og tiltak kan iverksettes ved manglende måloppnåelse. Du trenger ikke å velge måleindikator som måler gevinsten nøyaktig. Det er nok med en indikator som kan peke på at gevinstrealiseringen går i riktig retning. Det kan være lurt å velge allerede eksisterende måleindikatorer for å unngå ekstraarbeid.
Steg 3
Velg hvilken målenhet hver måleindikator skal ha. Definer dagens verdi og ønsket verdi per måleindikator, samt velg målemetode for hver indikator.
-
Måleenhet: I hvilke enheter skal måleindikator måles?
-
Dagens verdi: Hvilken verdi har måleindikatorene i dag? Det er denne verdien vi kaller for nullpunkt. For å måle gevinster er det nødvendig å vite hvor man starter fra. Nullpunktsmålinger skal gi en oversikt over dagens situasjon – før man setter i gang endringene. Resultatene av nullpunktsmålingene brukes deretter som sammenligningsgrunnlag for å vurdere hvor store gevinster prosjektet har gitt.
-
Ønsket verdi: Hvilken verdi skal måleindikatorene ha etter at du har realisert gevinsten?
-
Målemetode: Hvilken målemetode skal du benytte? Skal dataene hentes fra regnskaps - eller fagsystemer? Bør det utnevnes ansvarlige for rapporteringen?
​
Steg 4
Definer når gevinsten mest sannsynlig blir realisert. Her kan du skrive året gevinsten vil bli synlig.
​
Steg 5
Legg inn gevinstansvarlig i linjen for hver gevinst. Den som tillegges ansvaret må være tydelig for alle og godt forankret.
Konstruert eksempel: Utdrag av gevinstrealiseringsplan for prosjektet «e-Byggesak»
Gevinster blir ikke realisert dersom de ikke følges opp jevnlig og når prosjektet er over må linjen ta ansvar for å ta ut gevinstene. Derfor bør gevinstrealiseringsplanen utarbeides i tett dialog med linjen slik at tiltak, ansvar og frister blir godt forankret. Det er også viktig å holde fokus på interessentene når man utarbeider planen fordi det er de som skal gjennom endringsprosessen.
Når gevinstrealiseringsplanen er utarbeidet skal den sendes til område porteføljestyring for gjennomgang og kontroll.
Under planleggingsfasen er det også viktig at prosjektgruppen videreutvikler og oppdaterer mandatet når det gjelder gevinster og kostnader.
​
​