UTVIKLE
I denne fasen skal prosjektgruppen produsere alle delleveranse i prosjektet. Mandatet og planen for gevinstrealisering må justeres og oppdateres forløpende. Jevnlig rapportering skal sikre forankring og framdrift.
1. Aktiviteter, leveranser og roller i denne fasen
​
2. Leveranser
​
Leveranser i et prosjekt beskriver hva som forventes oppnådd underveis i prosjektet på et overordnet nivå.
​
Når mandatet er godkjent, må den enkelte leveransen følges opp i prosjektperioden. Dette gjøres ved å trykke på «Rediger» til høyre for den enkelte leveranse. Da er det mulig å oppdatere den enkelte leveranse.
3. Rapportering
​
Hensikten med rapportering er å få et grunnlag for å avgjøre om det er behov for eventuelle korrigerende tiltak – i tide. Rapportering innebærer å beskrive status i prosjektet underveis i prosjektperioden. Vi må ha rapporter for å kunne kontrollere om prosjektet følger planene.
Prosjektledere vil få beskjed om rapporteringshyppighet og rapporteringsformat.
Hovedregelen er rapportering på nivå 1 og 2 annenhver måned.
3.1. Innhold
Rapporteringen bør helst gjøres kort og konsis. Samtidig er det viktig at involverte parter er kjent med eventuelle avvik i prosjektet. Det kan være aktuelt å rapportere om følgende punkter (alle eller noen):
-
Framdrift og tid
-
Gevinster og kostnader
-
Annet
​
​
3.2. Rapportering i prosjektdatabasen
​
All rapportering og tilbakemelding foregår i prosjektdatabasen.
Rapportering gjøres i fanen som heter «Status». I fanen finnes det følgende tre bolker: Prosjektfase, framdriftsrapporter og tilbakemelding fra administrator. Se bildet under:
Prosjektfase
Velg mellom følgende fase fra meny:
-
Under planlegging: Bør brukes i fasene "Definere" og "Planlegge" mens prosjektet fortsatt er i startgropen.
-
Prosjektgjennomføring: Bør brukes i fasene "Planlegge", "Utvikle" og "Implementere". Arbeidet med prosjektleveranser pågår.
-
Gevinstrealisering: Bør brukes i fasen "Realisere". Linjen har overtatt ansvaret og arbeider med gevinstoppfølging.
-
Stoppet: Prosjektet stoppes midlertidig eller for godt. Prosjekter kan stoppes i hvilken som helst fase.
-
Fullført: Brukes når alle fasene er gjennomført, og når linjen er ferdig med å realisere gevinstene.
Ved å trykke på knappen «Oppdater» vil fasen legges inn med dagens dato.
Framdriftsrapporter
Framdrift: Velg mellom følgende farge fra meny:
-
Grønn: Alt ok
-
Gul: Middels utfordringer når det gjelder framdrift og/eller gevinster
-
Rød: Store utfordringer når det gjelder framdrift og/eller gevinster
Ny framdriftsrapport
Legg inn ønsket tekst. Se punkt "3.2. Innhold" over for hva som bør skrives.
​
Ved å trykke på knappen «Oppdater» vil rapporten og «farge» legges inn med dagens dato.
Tilbakemelding fra administrator
Her legges tilbakemeldinger på rapporteringen. Det er område porteføljestyring som har ansvaret for å legge inn alle tilbakemeldinger. Innholdet i tilbakemeldingene kommer enten fra kommuneledelsen (nivå 1) eller område porteføljestyring (nivå 2).
4. Gevinstrealisering
​
Formålet med denne fasen er å etablere et godt grunnlag for gevinstrealiseringen i linjen. Prosjektet skal sørge for at tiltaksplanen knyttet til gevinstrealisering gjennomføres, at risikoreduserende tiltak iverksettes og at linjen får eierskap til gevinstene. Her er en sjekkliste og gode råd for denne fasen:
​
Gevinstrealiseringsplanen bør være oppdatert til enhver tid. På denne måten sikres det at planen er et levende dokument som bistår medarbeidere i gevinstrealisering ved å gi god oversikt over gevinster, måleindikatorer, tiltak, ansvar og frister. Gevinstrealiseringsplanen kan oppdateres etter hvert statusmøte, samt når store endringer oppstår. Jevnlig oppfølging av gevinstrealisering sikrer at korrigerende tiltak iverksettes ved avvik, og at alle forutsetninger for gevinstrealisering er til stede. Prosjektet bør påse at de planlagte måleindikatorene implementeres i linjen.